Que o mercado publicitário está cada vez mais competitivo e os clientes mais exigentes por resultados, não é segredo. Muito mais do que campanhas que se destaquem por seu caráter criativo e inovador, fica claro que a busca por resultados claros e palpáveis tem sido um fator chave.
E para que isso ocorra, é necessário todo um trabalho de organização e determinação de processos. Aqui, falamos de uma gestão bem estruturada em todos os setores da agência, mesmo que isso signifique uma mudança profunda nos processos.
Afinal, como gerar boas expectativas em suas contas se a sua agência não administrar corretamente o setor financeiro? Ou, como manter os colaboradores motivados se não há um cuidado com a gestão de pessoas?
Em ambos esses casos, a resposta é só uma: adotar uma gestão que foque não só no que os clientes precisam, mas que torne o seu negócio escalável, pautado em um crescimento saudável e com objetivos bem definidos. Pensando nisso, reunimos as principais dicas de gestão para sua agência. São práticas comuns, mas quando feitas de forma eficiente, geram excelentes resultados. Confira!
5 dicas de gestão para sua agência
1. Estabeleça metas
Nunca se falou tanto em metas, não é mesmo? E não é para menos. São elas as responsáveis por facilitar a definição de ações para o alcance dos objetivos, garantindo muito mais previsibilidade e segurança nas estratégias que serão desenvolvidas para os clientes.
Mas acredite, elas também são fundamentais para otimizar os resultados da sua agência, pois orientam a estratégia e o planejamento do negócio, direcionando melhor as ações. E se o objetivo é tornar os colaboradores mais motivados e engajados com o trabalho, as metas são itens imprescindíveis para melhorar o empenho nas atividades, demarcando objetivos e dando foco e precisão à rotina de trabalho.
E por se tratar de um elemento estratégico, elas podem e devem ser estabelecidas em conjunto com o time, assim todo mundo pode contribuir com sua visão sobre o negócio e priorizar as metas mais importantes com base em sua experiência.
Nesse caso, é importante partir de um ponto específico, que pode, por exemplo, girar em torno do crescimento da agência, do aumento do número de clientes em um determinado período, na diminuição da rotatividade dos colaboradores, entre outros fatores relevantes.
A partir daí, fica fácil estabelecer ações que irão contribuir para o alcance das metas. Lembre-se de estabelecer números para cada uma delas, e, se for o caso, dividi-las em ações menores, tornando mais simples sua execução.
2. Adote sistemas integrados
A falta de integração é motivo para uma série de gargalos em qualquer negócio. Contudo, em agências de comunicação esse fator deve ser analisado com ainda mais cuidado, pois a incidência constante de erros acarreta em uma questão um tanto quanto delicada: as refações.
Além do desgaste do time para solucionar tal gargalo, as temidas alterações podem impactar diretamente no lucro, pois boa parte das agências ainda possui dificuldades em precificar seus jobs de forma correta. O resultado? Muito trabalho para clientes que geram prejuízos para o negócio.
Claro que esse é só uma das consequências de utilizar várias ferramentas que não operam de forma integrada. A boa notícia é que o mercado é bastante generoso quando se trata oferecer ferramentas específicas para agências de comunicação, houses ou departamentos de marketing.
Alguns desses sistemas facilitam não só o controle dos projetos, como também possibilita a integração do setor financeiro com os demais departamentos. Sendo assim, mensurar a lucratividade de cada cliente, sabendo quais deles são, de fato, rentáveis para a agência.
3. Automatize tarefas repetitivas
Como qualquer outra empresa, executar processos repetitivos está presente também em agências de comunicação. Quando o tráfego (ou o profissional responsável) distribui as demandas para os colaboradores, trata-se de um processo. Quando o briefing é preenchido com as melhores informações sobre os clientes, também temos um processo.
Nesse sentido, automatizar as atividades que normalmente se repetem na agência é fundamental para facilitar o dia a dia dos funcionários. Tais soluções, além de cumprirem tais demandas com precisão, centralizam as informações e conectam todos os usuários em uma única plataforma.
Na prática, automação diz respeito a adoção de suportes tecnológicos para tornar o desempenho de tarefas operacionais mais otimizados. No entanto, implementar esse tipo de tecnologia requer preparo e entendimento do seu valor para o negócio.
O primeiro passo, portanto, é entender onde estão os gargalos, e, em seguida, trabalhar a mudança com todos os profissionais da agência. Informe, portanto, toda a equipe de forma clara sobre a modificação, mostrando as vantagens e os próximos passos para a implementação da ferramenta.
4. Foque na gestão de pessoas
Manter os colaboradores motivados e dispostos a darem o seu melhor depende de uma série de fatores, um deles é uma boa gestão de pessoas. Isso impacta diretamente na qualidade das entregas, visto que funcionários mais felizes e que se sentem parte importante da empresa são muito mais engajados com o trabalho.
O primeiro passo para manter os colaboradores satisfeitos com o ambiente de trabalho diz respeito à transparência em todas as ações que irão impacta-lo direta e indiretamente. Outro ponto importante é garantir planos de carreira bem estruturados, fazendo com que as pessoas queiram crescer na agência.
Os feedbacks também são essenciais para solucionar possíveis gargalos e alinhar pontos que não estão de acordo. Um recurso muito utilizado são os 1-1s, reuniões que acontecem entre duas pessoas para tratar sobre algum tema específico. A ideia é que o encontro aconteça semanalmente, sempre objetivando a melhoria de resultados para o profissional e para a empresa.
Por mais que focar no trabalho em si seja uma prática indispensável, é preciso ir além e pensar em ações que viabilizem a integração entre toda a equipe, sempre com o foco na melhoria do ambiente de trabalho e na retenção dos colaboradores.
5. Cuide da gestão financeira
O sucesso ou o fracasso de um empreendimento depende, basicamente, de uma boa gestão financeira. Isso porque, muitas agências crescem de forma acelerada sem levar em consideração o gerenciamento financeiro, focando seus esforços na qualidade das entregas e deixando de lado o pensamento estratégico. Como consequência, boa parte dessas agências acabam fazendo investimentos acima da capacidade financeira e encontrando dificuldades na precificação.
Diante disso, fica claro que acompanhar o fluxo de caixa, saber quem são os clientes mais rentáveis e controlar melhor os gastos são práticas essenciais para que a agência não corra nenhum risco.
O primeiro passo para o sucesso financeiro na agência é encontrar indicadores que melhor se alinham aos objetivos do negócio. A receita líquida, por exemplo, diz respeito aos valores recebidos pelos serviços sem considerar os impostos.
Outro indicador importante de ser acompanhado é o custo pelos serviços prestados, que representa as despesas que a agência terá para a elaboração dos projetos, tais como gastos com materiais, veiculação, pagamento de funcionários, etc. Após escolher as metas para acompanhar, é hora de definir ações que de fato contribuirão para o gerenciamento do setor. A seguir, reunimos as principais:
Faça um planejamento
Como dito, o planejamento é de extrema importância na gestão financeira. Aqui, é o momento de integrar os dados de todos os departamentos, somando todas as previsões de ganhos e gastos. Mas não basta se planejar, é preciso conferir pelo menos uma vez por semana se alguma informação sofreu alterações.
Acompanhe o fluxo de caixa
O monitoramento do fluxo de caixa além de evitar qualquer informação equivocada nas tomadas de decisão, é fundamental para o acompanhamento de dados estratégicos para a gestão da agência. Ao fazer esse acompanhamento, será comum descobrir certos padrões, como a queda no faturamento em períodos específicos. Dessa forma, você poderá verificar os motivos pelos quais isso ocorreu e tomar medidas para reverter a situação.
Tenha um controle de contas a pagar
O controle de contas a receber e a pagar representa a preocupação com o futuro, sendo fundamental um bom planejamento para que essa estimativa seja a mais assertiva possível. Em resumo, esse conceito nada mais é do que todos os valores que a agência está para receber e para pagar. Contudo, é necessário ficar atento a alguns detalhes, como os dados sobre as negociações parceladas. Uma dica valiosa é criar um calendário anual com todos os períodos sazonais na agências, caso do Natal, Carnaval e outras datas importantes para o seu cliente.
Monitore as informações financeiras
De nada adianta fazer um bom planejamento se não há um acompanhamento constante das informações. Nesse caso, a dica é incluir tanto as despesas mais altas quanto as contas pequenas, se atentando a viagens curtas, lanches para os funcionários e outras despesas com valores baixos. Por mais que pareçam irrelevantes em um primeiro momento, tais valores fazem toda diferença.
Claro que fazer esse monitoramento depende de métricas específicas para as tomadas de decisão na agência. E se você quiser saber mais sobre o assunto, temos um material que apresenta os principais números e o que esperar deles. Aproveite!
Conteúdo criado por Viviane Rodrigues, produtora de conteúdo na iClips.
