Como manter meu email seguro? Esta é uma pergunta que muitos fazem todos os dias. Vejo isso de forma totalmente compreensível, a internet está uma loucura e você realmente precisa tomar cuidado.
Quanto mais popular a internet se torna, maior é a quantidade de pessoas mal-intencionadas que navegam por ela. Como você deve saber “nem tudo são rosas”, e é exatamente por isso que está lendo este artigo.
As pessoas trocam informações importantes através do email regularmente e não esperam perdê-las nem que sejam usadas para cometer fraude (ou coisa pior).
No ramo corporativo este já é um assunto bem difundido e as empresas sempre usam conexões seguras (ou pelo menos deveriam). Mas, e quando você usa o email em casa ou em um estabelecimento comercial? Confira mais a seguir!
6 dicas de segurança para um email corporativo seguro
1. Use senhas fortes
Pode parecer repetitivo e talvez você já esteja cansado de ler conteúdos que dizem para usar senhas fortes. Mas é muito importante que você pratique isso, afinal de contas é a senha que dá acesso à sua conta.
Para ter certeza de que você está usando uma senha adequada, procure usar pelo menos:
- 12 caracteres;
- Número, letras maiúsculas e minúsculas e símbolos (ex:!@#);
- Não use palavras do dicionário ou combinação de palavras.
- Não usar substituições óbvias como um “0” no lugar na letra “o”
- Não repita a mesma senha em outras contas de email
O mais indicado é você decorar uma senha forte criada por você, pois isso agiliza na hora dos logins. E outra dica importante, é alterar a senha todo ano para deixar o email mais seguro.
2. Use um segundo fator de autenticação
Com a modernização do email, surgiu a possibilidade de você usar um segundo fator de autenticação para acessar sua conta. E pode ser qualquer coisa que você conheça, como um dispositivo USB, um token ou número de celular.
Digamos que você decida usar um número de celular para autenticar o login. Assim que você digitar a senha e tentar efetuar o login, um código de segurança será enviado para o celular.
Com esse código é possível autenticar que você está fazendo login no email. Isso deixa seu email seguro e praticamente impossibilita que ele seja hackeado por alguém mal-intencionado.
A implementação desse recurso no Zimbra é bem tranquila e não necessita de conhecimentos técnicos avançados.
Caso você use o Zimbra hoje e não saiba como habilitar, entre em contato com o responsável pelo gerenciamento das contas de email.
3. Proteção contra Vírus e Malwares
Arquivos maliciosos como Vírus e Malwares são distribuídos por toda a internet e não apenas por email. Você precisa garantir que não seja uma vítima desse tipo de coisa, independente de qual modo seja veiculado.
Se estiver em um ambiente de trabalho é muito provável que já esteja protegido com um sistema anti-spam e antivírus. Caso esteja em casa é preciso tomar algumas precauções para não ser infectado.
- Mantenha o seu antivírus sempre atualizado. Caso não esteja usando um, procure aquele que mais te agrada e instale o quanto antes.
- Mantenha o navegador (browser) sempre atualizado.
As atualizações dessas ferramentas não são apenas para habilitar novos recursos e mudar de aparência, brechas de segurança são corrigidas e novas regras de proteção também são adicionadas.
Além disso existem algumas precauções que você tem que tomar. Esse tipo de coisa não pode ser feito por nenhum software, você mesmo terá que se policiar.
- Nunca abra um email de um endereço desconhecido;
- Nunca clique em links de email que você não esteja familiarizado;
- Nunca abra um anexo de email a menos que você esteja esperando por ele;
- Antes de abrir qualquer anexo de email, faça uma verificação com o antivírus.
Apenas usar os softwares de proteção não será o suficiente para que você fique mais seguro. Se policiar quanto aos arquivos que abre e os links que clica fará toda a diferença.
4. Use uma conexão segura
Quando estamos falando de email seguro, existem níveis de segurança que você precisa identificar. Um dos níveis é a segurança da conexão de internet e outro é a segurança das mensagens trocadas.
Se estiver conectado no trabalho provavelmente a conexão é segura. Visto que há muitas informações confidenciais dentro de uma empresa, é normal esse tipo de conexão ser estabelecida.
Se conectar em casa via wi-fi, certifique-se de que o acesso à internet esteja protegido com senha (WPA2 Pessoal). Certamente você usa essa configuração de segurança na sua casa, assim o vizinho não pode roubar sua internet e não esqueça de usar uma senha forte.
Se estiver conectado em uma rede pública como em um café sua conexão não será segura. Nesse caso você pode usar uma VPN (Virtual Private Network) ou rede virtual privada, e seus dados estarão bem guardados.
Você também pode verificar se a conexão entre o seu provedor e o webmail é segura. Caso você encontre “https” no URL a conexão é segura, se não tiver o “s”, não. Esta letra significa que a conexão usa um Certificado SSL.
5. Conte com filtro antispam
Utilizar filtros antispam é outra excelente forma de deixar seu email seguro. Isso porque, esse recurso é considerado um dos melhores sistemas de confiabilidade das mensagens que chegam na caixa de entrada.
Sua função é identificar e monitorar qualquer email com conteúdo suspeito, a exemplo de links maliciosos e anúncios não solicitados. Com isso, os gestores de TI precisam verificar as características dos filtros aplicados no serviço de email corporativo.
A ferramenta utilizada para filtrar o SPAM pode sempre melhorar. Então, é necessário incluir informações no banco de dados do sistema, a fim de aprimorar sua eficácia e sua habilidade de captar emails não autorizados.
Dessa forma, a empresa aumenta a segurança do email profissional periodicamente. Outra dica é dar preferência por provedores de email mais seguros.
6. Restrinja a abertura de anexos
Grande parte dos ataques virtuais chegam por meio de anexos infectados. Então, para manter seu email seguro, evite deixar o download e abertura de anexos no modo automático.
As técnicas mais avançadas de envio de malware incluem o uso de engenharia social — o usuário recebe um link que parece ser confiável e, assim, tem seus dados roubados.
Nesse sentido, os gestores devem implementar rotinas de segurança que atuem no servidor do email. Aqui, o intuito é filtrar qualquer mensagem potencialmente perigosa.
Portanto, esses filtros precisam ser capazes de identificar anexos com as extensões mais usadas na disseminação de informações maliciosas — executáveis, extensões de scripts, objetos ActiveX etc.
Na prática, é recomendável bloquear qualquer tipo de arquivo não utilizado pela organização. Na liberação, a lista de arquivos deve ser a menor possível, como imagens, PDFs e outros documentos do Office.
Caso seja possível, também é interessante implementar um serviço de Cloud Storage. Assim, em vez de enviar e receber arquivos no corpo do email, cada profissional deverá carregar o anexo na nuvem e compartilhar o link de acesso na mensagem.
No caso de projetos com muitos colaboradores, pode-se criar uma pasta com acesso compartilhado, a fim de eliminar o uso de anexos para a troca de informações.
Checklist para segurança no email corporativo
Para facilitar o processo para você, vou deixar um checklist com tudo que você precisa verificar e aprender como deixar o email mais seguro. Confira:
- Verifique se a senha é forte o suficiente;
- Verifique se não usa essa senha em outra conta de email;
- Ative o Segundo Fator de Autenticação ou 2FA;
- Atualize regularmente o antivírus;
- Atualize regularmente o navegador (browser);
- Não abra o email de remetentes desconhecidos;
- Não clique em links de emails que você não esteja familiarizado;
- Não abra um anexo a menos que esteja esperando por ele;
- Verifique os anexos com o antivírus antes de abrir;
- Use a conexão em casa com senha forte;
- Use redes públicas com cuidado.
Email SAN Internet: saiba os benefícios para segurança
Para deixar seu email seguro, nossa dica final é experimentar o E-mail Profissional da SAN Internet.
Trata-se de uma ferramenta com Instâncias Cloud — processador, memória e disco de rede isolados na nuvem — que tornam o email corporativo mais seguro, eficiente e otimizado para o negócio. Seus benefícios incluem:
- credibilidade: adiciona mais valor à marca, pois o endereço do email ganha o domínio da organização. Assim, os clientes sentem mais confiança em manter relações com a sua empresa;
- produtividade: confere mais agilidade na gestão da troca de mensagens. Com esse serviço, é possível gerenciar diversas contas, distribuir espaço de armazenamento individual e outras funções que melhoram a produtividade do negócio.
- recursos profissionais: status do servidor, temas para webmail, proteção antispam (SpamAssassin e SpamTrapper), autorização de emails (gerenciamento de Whitelists e Blacklists) e outros.
Conclusão
Muito bem, agora você já tem tudo que precisa para deixar o seu email seguro. Mas lembre-se! Mesmo usando softwares de proteção como antispam e antivírus é necessário que você também fique atento.
Com as dicas que te mostramos por aqui, com certeza será mais fácil proteger o conteúdo das mensagens corporativas. Ao menor sinal de perigo, não abra o email e analise o remetente.Gostou deste conteúdo? Então, entre em contato com a San Internet e descubra como conquistar a confiança dos seus clientes com o E-mail Profissional com Instância Cloud!
